文件連續(xù)體理論（文件連續(xù)體理論）

簡介

文件連續(xù)體理論是20世紀(jì)80年代，繼文件生命周期理論之后提出的一個新的文件運(yùn)行基礎(chǔ)理論。文件連續(xù)體的英文表達(dá)為Records Continuum，文件連續(xù)體理論的提出引發(fā)了一系列學(xué)術(shù)爭論。

形成背景

信息技術(shù)革命對文件工作產(chǎn)生了巨大影響，其中最明顯的表現(xiàn)就是依賴計算機(jī)生成和讀取的電子文件大量產(chǎn)生并開始沖擊傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的傳統(tǒng)地位。電子文件不同于紙質(zhì)文件的明顯差異，對文件生命周期理論帶來的一系列質(zhì)疑甚至沖擊主要表現(xiàn)在三個方面：

⒈ 對電子文件生命周期概念的理解

傳統(tǒng)文件的運(yùn)動階段大多順向進(jìn)行，但相當(dāng)一部分電子文件在特殊情況下可以作逆向運(yùn)動；傳統(tǒng)文件的運(yùn)動階段界限比較清晰、容易區(qū)分，但電子文件往往可能會同時處于不同的運(yùn)動階段，難以劃清階段的界限。這些變化使得套用傳統(tǒng)的文件生命周期概念來處理電子文件，就很難行得通。澳大利亞檔案學(xué)者弗蘭克·阿普沃德認(rèn)為，由于紙質(zhì)文件從生成到處置的直線運(yùn)動過程不再適用于電子文件，因此，電子文件的生命周期可以理解為“往復(fù)運(yùn)動于從生成到處置的連續(xù)體中的一個過程”。

⒉ 對電子文件生命周期階段的劃分

西方檔案界提出了不同的看法，比較權(quán)威的是國際檔案理事會電子文件委員會在其制定的《電子文件管理指南》中將電子文件的生命周期劃分為設(shè)計、形成和維護(hù)三個階段。這一劃分的著眼點(diǎn)不再是文件，而是電子文件管理系統(tǒng)；劃分的依據(jù)不再是文件的內(nèi)在價值形態(tài)的變化，而是電子文件管理活動的先后順序。我國學(xué)者何嘉蓀將電子文件生命周期劃分為文件的孕育和形成階段、現(xiàn)行階段、暫時保存階段和永久保存階段。這些劃分都突出了對電子文件實(shí)行前端控制的重要性。

⒊ 對電子文件各階段文件對應(yīng)關(guān)系的理解

文件生命周期理論認(rèn)為，由于文件價值的變化，不同階段的文件與服務(wù)對象、保存場所和管理方式之間具有內(nèi)在對應(yīng)關(guān)系。電子文件運(yùn)動階段及其具體劃分與傳統(tǒng)文件發(fā)生了很大變化，由于電子文件內(nèi)在價值的變化，不同階段的文件與服務(wù)對象和管理方式之間仍存在內(nèi)在聯(lián)系，而不同階段的文件與保存場所之間沒有對應(yīng)關(guān)系，傳統(tǒng)文件各階段的對應(yīng)關(guān)系不再適用于電子文件。

可見，電子文件的大量涌現(xiàn)，引起了文件管理方式的變化，主要適用于傳統(tǒng)文件管理的文件生命周期理論越難越難以適應(yīng)電子文件管理的需要，文件生命周期理論因此受到多方面的挑戰(zhàn)和質(zhì)疑，正是在這種背景下，產(chǎn)生了文件連續(xù)體理論。

主要內(nèi)容

澳大利亞檔案學(xué)者弗蘭克·阿普沃德等人提出：文件連續(xù)體是指“文件往復(fù)運(yùn)動于從生成到處置的連續(xù)體中的一個過程”，這一定義揭示了對文件形成、保存和長久利用應(yīng)實(shí)施一體化管理的理念。

文件連續(xù)體理論構(gòu)筑了一個多維坐標(biāo)系來描述文件的運(yùn)動過程，包括四個坐標(biāo)軸：一是文件保管形式軸，選取四個坐標(biāo)分別是單份文件、案卷、全宗和全宗集合；二是價值表現(xiàn)軸，選取的四個坐標(biāo)軸分別是行為軌跡、活動憑證、機(jī)構(gòu)記憶和社會記憶；三是業(yè)務(wù)活動軸，選取的四個坐標(biāo)軸分別是行為、活動、職能和意志；四是形成者軸，選取的四個坐標(biāo)軸分別是個人、部門、機(jī)構(gòu)和社會。在這一多維坐標(biāo)體系中，文件保管形式軸是核心軸，因?yàn)樗淖兓瘞恿似渌鴺?biāo)軸的相應(yīng)變化。具體而言，文件連續(xù)體理論通過描述文件保管形式軸上四個坐標(biāo)的變化引發(fā)形成者軸、業(yè)務(wù)活動軸和價值表現(xiàn)軸上特定坐標(biāo)的相應(yīng)變化，揭示出文件的四圍運(yùn)動過程。第一圍是單份文件，此時文件對應(yīng)的形成者是某一具體的個人，反映的業(yè)務(wù)活動是某一具體的行為，表現(xiàn)出的價值形式為具體行為的軌跡。第二圍是案卷，即一組文件的集合，此時文件對應(yīng)的形成者是機(jī)構(gòu)內(nèi)部的一個部門，反映的業(yè)務(wù)活動是包含若干行為的某一活動，表現(xiàn)出的價值形式為活動的憑證。第三圍是全宗，即一個機(jī)構(gòu)所有案卷的集合，此時文件對應(yīng)的形成者是一個特定的機(jī)構(gòu)，反映的業(yè)務(wù)活動是包含若干活動的某一職能，表現(xiàn)出的價值形式為機(jī)構(gòu)記憶。第四圍是全宗集合，即所有全宗的集合，此時文件對應(yīng)的形成者是整個社會，反映的業(yè)務(wù)活動是社會的意志，表現(xiàn)出的價值形式為社會記憶。

文件連續(xù)體理論之所以構(gòu)成對文件生命周期理論的挑戰(zhàn)，主要原因在于，文件連續(xù)體理論從全新的研究視角，運(yùn)用全新的研究方法，適應(yīng)電子文件的特點(diǎn)，全方位揭示了文件的連續(xù)運(yùn)動過程，反映出電子文件各階段相互關(guān)聯(lián)、相互影響和相互轉(zhuǎn)化的可能性。但是電子文件的出現(xiàn)并未從根本上改變文件的客觀運(yùn)動過程，國際檔案理事會電子文件委員會對電子文件生命周期的劃分方法實(shí)際上是參照軟件生命周期所作的劃分。電子文件運(yùn)動階段的劃分也表明電子文件運(yùn)動過程同樣具有階段性，這點(diǎn)與傳統(tǒng)文件沒有根本區(qū)別。就電子文件各階段特定價值與相關(guān)因素對應(yīng)關(guān)系而言，電子文件的不同特點(diǎn)使生命周期理論揭示的文件價值與服務(wù)對象、保管場所與管理方式等方面的對應(yīng)關(guān)系發(fā)生了一定的變化，但這些對應(yīng)關(guān)系只是部分變化。因此，電子文件對文件生命周期的基本內(nèi)容并未構(gòu)成根本威脅，或者說，文件生命周期理論在電子時代的“升級版”從本質(zhì)上仍適用與電子文件。

文件連續(xù)體理論實(shí)質(zhì)上只是對文件生命周期理論的修正或補(bǔ)充，而非變革和突破。深入比較文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論，可以看出二者的研究目的都是通過描述文件運(yùn)動的客觀過程來揭示文件運(yùn)動的規(guī)律，從而找到文件管理的有效方法；它們都以廣義文件概念為基礎(chǔ)，并且都體現(xiàn)了文件運(yùn)動的連續(xù)性和整體性。二者不同點(diǎn)體現(xiàn)在研究角度、研究方法與側(cè)重點(diǎn)方面。從研究角度看，文件生命周期理論主要從文件自身出發(fā)，考察文件從形成直至銷毀或永久保存的運(yùn)動過程和規(guī)律，而文件連續(xù)體則選擇了文件保管形式這一研究視角，考察文件從最小保管單位直到組成最大保管單位的運(yùn)動過程和規(guī)律；從研究方法上看，文件生命周期主要運(yùn)用平面的、單維的研究方法，直線考察文件的運(yùn)動過程及規(guī)律，而文件連續(xù)體理論主要運(yùn)用立體的、多維的研究方法，全方位地考察文件運(yùn)動過程的運(yùn)動規(guī)律；在側(cè)重點(diǎn)上，文件生命周期理論比較側(cè)重于文件實(shí)體的研究，即隨著文件價值的變化，文件實(shí)體應(yīng)該保存在什么地方、如何管理，而文件連續(xù)體理論則把文件和生成文件的活動緊密聯(lián)系在一起，它的重點(diǎn)不是文件本身，而是文件背后業(yè)務(wù)行為和業(yè)務(wù)環(huán)境之間的互動。通過上述比較可以看出，文件連續(xù)體理論只是在看待問題的角度、研究問題的方法上產(chǎn)生了變化，并未對文件生命周期理論帶來根本的沖擊。文件連續(xù)體理論是對文件生命周期理論的繼承和發(fā)展，文件生命周期理論能夠通過靈活調(diào)整或部分修正，更好地適應(yīng)電子文件的運(yùn)動特點(diǎn)，進(jìn)一步增強(qiáng)自身在電子時代的指導(dǎo)作用。

特點(diǎn)

總的來說，文件連續(xù)體理論體現(xiàn)了文件運(yùn)動在時間和空間的多維性、連續(xù)性和整體性。在連續(xù)體理論中，文檔轉(zhuǎn)化可以發(fā)生在文件運(yùn)轉(zhuǎn)中的任何一點(diǎn)，它打破了文件生命周期理論中文件工作的固有順序，模糊了文檔管理的界限。在電子環(huán)境下，文件的階段性已經(jīng)模糊，它不像過去文件就是文件，檔案就是檔案，現(xiàn)在當(dāng)一份檔案需要時還可以重新回到文件運(yùn)動中來。

文件連續(xù)體理論具有五個特點(diǎn)：

⒈ 用統(tǒng)一的一體化的體系管理文件（包括檔案），不管文件在生命周期內(nèi)的存在形式及生命長短。

⒉ 文件可以在多個背景和用途的范圍內(nèi)同時存在或積累，而不一定要按人為劃分的生命周期階段的時間順序運(yùn)動和積累。

⒊ 文件管理應(yīng)保證文件保管體系的構(gòu)建和設(shè)計，這一工作甚至在文件形成前就應(yīng)開始。

⒋ 應(yīng)該特別強(qiáng)調(diào)文件工作者和檔案工作者在管理文件（包括檔案）和建立文件保管體系方面的合作及共同責(zé)任。

⒌ 對利用者的服務(wù)概念包括文件生命全過程中的服務(wù)，不論是文件形成機(jī)構(gòu)內(nèi)還是機(jī)構(gòu)外的服務(wù)。

指導(dǎo)意義

隨著電子時代的到來，西方檔案學(xué)理論有了新的發(fā)展，連續(xù)體理論的提出，標(biāo)志著檔案學(xué)理論和管理思維的重大突破。

首先，文件連續(xù)體理論拓寬了文件生命周期理論對文件和文件保管體系研究的可能范圍，這將有助于了解檔案工作者和文件工作者當(dāng)前實(shí)際工作的狀況以及檔案和文件使用的情況。

其次，提醒我們文件形成和文件保管具有同等重要的作用，文件（檔案）保管是日常事務(wù)及管理職能與職能活動過程的組成而不是其終結(jié)。

最后，文件連續(xù)體理論強(qiáng)調(diào)跨越文件保存機(jī)構(gòu)間的合作，尤其是在有緊密聯(lián)系但又互相隔離的檔案管理和文件管理業(yè)務(wù)方面的合作，對推進(jìn)文檔一體化管理具有重大理論指導(dǎo)意義。

文件連續(xù)體理論揭示了文件管理和檔案管理正朝著一體化的方向發(fā)展，對今后檔案管理的方向、模式、職能機(jī)構(gòu)設(shè)置將有深遠(yuǎn)的指導(dǎo)意義。