告知函和答復函十分接近。它們的主要區(qū)別在于主要區(qū)別是答復對方所詢問問題，而告知函則是告知對方有關(guān)情況。告知函的正文通常包括兩項內(nèi)容。一是告知原由。說明制發(fā)本函的原因。二是告知事項。簡明扼要地敘述告知對方有關(guān)事項的具體內(nèi)容及應(yīng)注意的問題。

中文名

告知函

正文

開頭

標題

發(fā)文機關(guān)、事由

結(jié)語

不同類型的函結(jié)語有別

主要區(qū)別

答復函

寫法

一標題

函的標題一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種構(gòu)成，有時也可以只由事由和文種構(gòu)成。

二正文

1．開頭

。寫行文的緣由、背景和依據(jù)。

一般來說，去函的開頭或說明根據(jù)上級的有關(guān)指示精神，或簡要敘述本地區(qū)、本單位的實際需要、疑惑和困難。

復函的開頭引用對方來文的標題及發(fā)文字號，有的復函還簡述來函的主題，這與批復的寫法基本相同。繼而，有的復函以“現(xiàn)將有關(guān)問題復函如下”一類文種承啟語引出主體事項，即答復意見。

2．主體

。寫需要商洽、詢問、答復、聯(lián)系、請求批準或答復審批及告知的事項。

函，或去函和復函的事項一般都較單一，可與行文緣由合為一段。如果事項比較復雜，則分條列項書寫。

⒊　

。如果行文只是告知對方事項而不必對方回復，則結(jié)語常用“特此函告”、“特此函達”。若是要求對方復函的，則用“盼復”、“望函復”、“請即復函”等語。請批函多以“請批準”、“請大力協(xié)助為盼”、“望能同意”、“望準予××是荷”等習慣用語收束。復函的結(jié)語常用“特此復函”、“特此回復”、“此復”等慣用語。也有的函不寫結(jié)語。

注意問題

1．注意批請函與請示的區(qū)別，向有隸屬關(guān)系的上級機關(guān)請求指示、批準事項用請示。而向沒有隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管機關(guān)請求批準有關(guān)事項，則用請批函。主管機關(guān)答復請求審批事項，用審批函。

2．開門見山，直奔主題。無論去函還是復函，都不要轉(zhuǎn)彎抹角，切忌空話、套話和發(fā)空泛的議論。

3．一文一函，簡潔明了。

4．語言要規(guī)范得體，并體現(xiàn)函的用語特色。發(fā)函要使用平和、禮貌、誠懇的語言，對主管機關(guān)要尊重、謙敬，對級別低的單位要平和，對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬、命令性的語言。復函，則態(tài)度要明朗，語言要準確，避免含糊籠統(tǒng)、猶豫不定。

舉例

例一

告知函

敬啟者：

我方三月十日致貴方函諒悉，故在函曾中強調(diào)我方第816號單交貨之重要，務(wù)必將貨物于四月三十日前運達。

貨物雖已運出，但尚未接到貴寄來的任何資料，除取消本訂單外，別無選擇。因為我方顧客堅持交貨日期，這樣做實出無奈，至感遺憾。

發(fā)函者

例二

告知函

敬啟者：

貴方訂購貨物的出口許可證已獲批準。貨物即于八至十天內(nèi)制伯完成，特此奉告。我方建議，以見到由中華人民共和國中國銀行開出不可撤消信用證時付款。

我方一接到貴方確認書后，信用證就已開出，而貨物即行啟運并將文件寄出，作為向銀行結(jié)帳任據(jù)。

敬上

發(fā)函者