1、審核的啟動(dòng)
(1)指定審核組長
(2)確定審核目的、范圍和準(zhǔn)則
(3)確定審核的可行性
確定審核的可行性,在確定審核的可行性時(shí)考慮諸如下列因素的可獲得性:
①策劃審核所需的充分和適當(dāng)?shù)男畔?
③充分的時(shí)間和資源。
審核不可行時(shí),應(yīng)在與受審核方協(xié)商后向審核委托方提出替代建議。 (5)與受審核方建立初步聯(lián)系
與受審核方就審核的事宜建立初步聯(lián)系可以是正式或非正式的,但應(yīng)由負(fù)責(zé)管理審核方案的人員或?qū)徍私M長進(jìn)行。初步聯(lián)系的目的是:
①與受審核方的代表建立溝通渠道;
②確認(rèn)實(shí)施審核的權(quán)限;
③提供有關(guān)建議的時(shí)間安排和審核組組成的信息;
④要求接觸相關(guān)文件,包括記錄;
⑤確定適用的現(xiàn)場安全規(guī)則;
⑥對(duì)審核做出安排;
⑦就觀察員的參與和審核組向?qū)У男枨筮_(dá)成一致意見。
2、文件評(píng)審的實(shí)施
在現(xiàn)場審核活動(dòng)前應(yīng)評(píng)審受審核方的文件,以確定文件所述的體系與審核準(zhǔn)則的符合性。在有些情況下,如果不影響審核實(shí)施的有效性,文件評(píng)審可以推遲,直到現(xiàn)場活動(dòng)開始時(shí)。在其他情況下,為取得對(duì)可獲得信息的適當(dāng)了解,可以進(jìn)行現(xiàn)場初訪。 如果發(fā)現(xiàn)文件不適宜、不充分,審核組長應(yīng)通知審核委托方和負(fù)責(zé)管理審核方案的人員以及受審核方。應(yīng)決定審核是否繼續(xù)進(jìn)行或暫停,直到有關(guān)文件的問題得到解決。
3、現(xiàn)場審核的準(zhǔn)備
(1)編制審核計(jì)劃
審核組長應(yīng)編制一份審核計(jì)劃。
審核計(jì)劃應(yīng)包括:
①審核目的;
②審核準(zhǔn)則和引用文件;
③審核范圍,包括確定受審核的組織單元和職能單元及過程;
④現(xiàn)場審核活動(dòng)的日期和地點(diǎn);
⑤現(xiàn)場審核活動(dòng)預(yù)期的時(shí)間和期限,包括與受審核方管理層的會(huì)議及審核組會(huì)議;
⑥審核組成員和陪同人員的作用和職責(zé);
⑦為審核的關(guān)鍵區(qū)域配置適當(dāng)?shù)馁Y源。
現(xiàn)場審核活動(dòng)開始前,審核計(jì)劃應(yīng)經(jīng)審核委托方評(píng)審和接受,并提交給受審核方。
審核方的任何異議應(yīng)在審核組長、受審核方和審核委托方之間予以解決。任何經(jīng)修改的審核計(jì)劃應(yīng)在繼續(xù)審核前征得有關(guān)各方的同意。
(2)審核組工作分配
審核組長應(yīng)與審核組協(xié)商,將具體的過程、職能、場所、區(qū)域或活動(dòng)的審核職責(zé)分配給審核每位成員。審核組工作的分配應(yīng)考慮審核員的獨(dú)立性和能力的需要、資源的有效利用以及審核員、實(shí)習(xí)審核員和技術(shù)專家的不同作用和職責(zé)。為確保實(shí)現(xiàn)審核目的,可隨著審核的進(jìn)展調(diào)整所分配的工作。
(3)準(zhǔn)備工作文件
審核成員應(yīng)評(píng)審與其所承擔(dān)的審核工作有關(guān)的信息,并準(zhǔn)備必要的工作文件,用于審核過程的參考和記錄??梢园ǎ?/span>
②記錄信息(例如:支持性證據(jù),審核發(fā)現(xiàn)和會(huì)議記錄)的表格。 檢查表和表格的使用不應(yīng)限制審核活動(dòng)的內(nèi)容,審核活動(dòng)的內(nèi)容可隨著審核中收集信息的結(jié)果而發(fā)生變化。
工作文件,包括其使用后形成的記錄,應(yīng)至少保存到審核結(jié)束。審核組成員在任何時(shí)候都應(yīng)妥善保管涉及保密或知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息的工作文件。
4、現(xiàn)場審核的實(shí)施
(1)舉行首次會(huì)議
與受審核方管理層,或者(適當(dāng)時(shí))與受審核的職能或過程的負(fù)責(zé)人召開首次會(huì)議。首次會(huì)議應(yīng)由審核組長主持,首次會(huì)議的目的是
①確認(rèn)審核計(jì)劃:
②簡要介紹審核活動(dòng)如何實(shí)施
③確認(rèn)溝通渠道;
④向受審方提供詢問的機(jī)會(huì)。
許多情況下,如在小型組織的內(nèi)部審核中,首次會(huì)議可簡單地包括對(duì)即將實(shí)施的審核的溝通和對(duì)審核性質(zhì)的解釋。
對(duì)于其他審核情況,會(huì)議應(yīng)是正式的并保持記錄,包括出席人員的記錄。