由互有聯(lián)系的若干文件組合而成并放入卷夾、卷皮的檔案保管單位，也是全宗內(nèi)檔案系統(tǒng)排列、編目和統(tǒng)計(jì)的基本單位。

中文名

案卷

外文名

file

組成

案卷封面、卷內(nèi)文件目錄等

立卷要求

案卷不宜過厚,一般不超過40mm

基本單位

全宗內(nèi)檔案系統(tǒng)排列、編目和統(tǒng)計(jì)

裝訂方法

線繩三孔左側(cè)裝訂法

項(xiàng)目包括

全宗名稱、類目名稱、案卷題名

內(nèi)容

案卷是根據(jù)文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和外形上的異同點(diǎn)和聯(lián)系組成的，包括案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件、卷內(nèi)備考表等幾部分。

案卷封面項(xiàng)目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、卷內(nèi)文件起止日期、保管期限、件(頁)數(shù)、歸檔號(hào)、檔號(hào)。有些國家對(duì)案卷的規(guī)格有統(tǒng)一的規(guī)定，如中國案卷封面尺寸與項(xiàng)目具體位置如圖1、圖2。

卷內(nèi)文件目錄是案卷內(nèi)登錄文件題名及其他特征并固定文件排列次序的表格，通常排列在卷內(nèi)文件之前。卷內(nèi)文件目錄項(xiàng)目包括：順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)。

卷內(nèi)備考表是案卷內(nèi)文件狀況的記錄，通常排列在卷內(nèi)文件之后。主要項(xiàng)目有：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間等。

封底。組成案卷力求美觀，整齊。

立卷要求

1.案卷不宜過厚，一般不超過40mm;

2.案卷內(nèi)不應(yīng)該有重份文件，不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。

案卷編目

1.編制卷內(nèi)文件的頁號(hào)應(yīng)符合規(guī)定。

⑴卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁號(hào)從1開始。

⑵頁號(hào)編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律寫在右下角。

⑶成套圖紙或印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。

⑷案卷封面，卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)備考表不編寫頁碼。

2.卷內(nèi)目錄編寫應(yīng)符合規(guī)定。

3.卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合要求。

4.案卷封面應(yīng)符合規(guī)定。

5.卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)備考表，案卷內(nèi)封面應(yīng)采用70g以上的白色書寫紙制作，幅面統(tǒng)一用A4幅面。

裝訂

案卷開采用裝訂和不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。即有文字材料也有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。