OA辦公平臺（OA辦公平臺）

定義

現(xiàn)在OA辦公平臺做得比較先進(jìn)的，功能可以完成自己配制，同時(shí)可以把HR、CRM等系統(tǒng)集合在起，功能非常的強(qiáng)大。所以可以說之前的OA只是一個(gè)通道，而現(xiàn)在的OA才真正的是一個(gè)大系統(tǒng)。

選型

調(diào)研

在調(diào)研階段，比產(chǎn)品調(diào)研更重要的是對本企業(yè)各部門重要工作流程和數(shù)據(jù)共享需求的調(diào)研。在網(wǎng)絡(luò)高度普及的今天，企業(yè)職員往往通過注冊會員、收發(fā)郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等都多少對信息系統(tǒng)有所了解，并且很有可能產(chǎn)生過通過使用一種信息化工具來擺脫手工處理那些繁瑣而重復(fù)的工作的想法。其實(shí)這就是對OA系統(tǒng)功能的一種最基本的需求，仔細(xì)了解他們對將來自動化辦公的期望和要求，也就達(dá)到了前期功能調(diào)研的目的，并且對之后的產(chǎn)品選型及試用也大有裨益。

在產(chǎn)品調(diào)研方面要"廣泛撒網(wǎng)，重點(diǎn)撈魚"。首先，要盡可能了解目前市面上的所有產(chǎn)品，其產(chǎn)品資料也是越多越好，最好有演示盤，甚至試用版。這樣，收集的產(chǎn)品資料才能更直觀，也更方便我們了解其功能。其次，應(yīng)帶有一定標(biāo)準(zhǔn)、問題去了解各產(chǎn)品，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)從前期對本企業(yè)的調(diào)研中總結(jié)出來，也就是你們想通過OA解決些什么問題，試用前心中要有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，不一定要形成書面材料，但在產(chǎn)品調(diào)研過程中要心中有數(shù)。市面上的產(chǎn)品形形色色，數(shù)量不菲，只有這樣才能省時(shí)省力地找出幾個(gè)符合本企業(yè)需求的重點(diǎn)產(chǎn)品，以備詳細(xì)了解和比較，為下面的選型工作打好基礎(chǔ)。

記住最能滿足你的需求、適合你的就是最好的。

選型

有了前面的工作，這一步只需在上面選定的幾個(gè)重點(diǎn)產(chǎn)品中選擇就可以了，但并不比之前的工作輕松，因?yàn)檫@些產(chǎn)品在主要功能實(shí)現(xiàn)上差別很小，就好比到了企業(yè)招聘的最后一關(guān)面試，取舍更難。以本人尚不算豐富的經(jīng)驗(yàn)認(rèn)為，應(yīng)從以下幾方面多加考慮：

①從軟件結(jié)構(gòu)方面考慮，應(yīng)選擇與單位條件相適應(yīng)的，這樣對軟件進(jìn)行修改、擴(kuò)充和維護(hù)時(shí)將容易實(shí)現(xiàn)。雖然現(xiàn)在的OA系統(tǒng)都是通用軟件，可以隨時(shí)根據(jù)用戶的需要對軟件模塊進(jìn)行增刪修改，但選擇不同的系統(tǒng)，對軟件進(jìn)行修改的幅度肯定是不同的，從而增加的軟件成本也就高低不一了。從這一點(diǎn)上說，要選擇產(chǎn)品系統(tǒng)組成與企業(yè)需要比較起來最接近的。如中小企業(yè)選擇中小型的、易擴(kuò)展、易維護(hù)、易用的OA系統(tǒng)就非常好。

②從售后服務(wù)方面考慮，應(yīng)選擇能及時(shí)提供服務(wù)支持的開發(fā)代理商。要從根本上解決服務(wù)的保證問題，應(yīng)盡可能使服務(wù)本地化，這樣有利于得到及時(shí)服務(wù)，而且服務(wù)費(fèi)相對來說也較低，否則越來越高的服務(wù)費(fèi)將成為單位的一個(gè)沉重負(fù)擔(dān)。OA系統(tǒng)在企業(yè)的覆蓋面比較廣，其涵蓋的業(yè)務(wù)可多可少，沒有一家企業(yè)的OA系統(tǒng)在正式上線后就不再進(jìn)行功能添加和功能完善的；而且OA系統(tǒng)一旦上線，就會成為企業(yè)各部門的日常必需工具，因此，在隨后的時(shí)間里，只會越來越凸顯出售后服務(wù)的重要性。

③從價(jià)格方面考慮，多了解，多比較，盡量選出最高的性價(jià)比。

試用

做出選擇后，就該進(jìn)入試用階段了。試用并不是信息部門自己的事情，尤其是關(guān)系到工作流的部分，這也是OA系統(tǒng)的核心應(yīng)用部分，由于信息部門的職員在日常工作中對企業(yè)的工作流程接觸很少，光在調(diào)研中得到的那些資料對系統(tǒng)中的工作流部分進(jìn)行簡單的流轉(zhuǎn)測試，是很難發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)上的問題的。而經(jīng)常接觸企業(yè)工作流程的職員由于對流轉(zhuǎn)中曾經(jīng)出現(xiàn)的偶然事件有較切身的體會，則往往能發(fā)現(xiàn)在該部分存在的缺漏。以本公司的實(shí)施過程為例，雖然我們在開始公司范圍內(nèi)的試運(yùn)行之前對系統(tǒng)進(jìn)行了全面細(xì)致的測試，但在隨后的一個(gè)月試運(yùn)行中還是出現(xiàn)了很多預(yù)料不到的問題。

溝通和實(shí)施

運(yùn)行中出現(xiàn)了問題要解決，就涉及到了與開發(fā)商方面的溝通問題。這就需要注意兩點(diǎn)：一是內(nèi)部問題，如果不是小型企業(yè)的話，一般實(shí)施項(xiàng)目的基層負(fù)責(zé)人員至少有兩個(gè)，這里所說的內(nèi)部問題，就是與對方實(shí)施人員溝通最頻繁的幾個(gè)人一定要針對目前系統(tǒng)存在問題達(dá)成一致意見，然后再去與對方進(jìn)行溝通。否則，就可能在一些關(guān)于對按鈕的使用習(xí)慣、頁面的勻稱美觀等非重要問題上出現(xiàn)分歧，有的主張改進(jìn)，有的說不改也行。這樣對方肯定不會主動改進(jìn)。這些問題改不改似乎無關(guān)緊要，但卻無疑會對以后的溝通造成消極影響，使己方處于被動。二是對對方實(shí)施人員要有要求，對能夠解決的問題，應(yīng)提醒其在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)，對軟件不能解決的問題，要拿出相關(guān)理由，以方便我們對照查找資料，共同找出其他解決方法。所以一定要選擇服務(wù)好，有實(shí)力的OA廠商，別因?yàn)楸阋诉x擇那些沒有實(shí)力的廠商。

培訓(xùn)

培訓(xùn)有兩個(gè)方面。一是系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)；二是普通用戶的培訓(xùn)。系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)非常重要，因?yàn)橄到y(tǒng)管理員對系統(tǒng)各個(gè)模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統(tǒng)實(shí)施效果產(chǎn)生很大影響。只有掌握了這些知識，管理員才能在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時(shí)具備分析與處理的能力，以保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。另外，培訓(xùn)最好采用講解培訓(xùn)與解決運(yùn)行中出現(xiàn)的問題交替進(jìn)行的方式。這樣，有助于用戶更快地熟悉系統(tǒng)。

后期維護(hù)

日常運(yùn)行維護(hù)中只要做到一點(diǎn)：用戶有問題時(shí)系統(tǒng)管理員要及時(shí)解決，解決不了的及時(shí)與開發(fā)商的實(shí)施人員聯(lián)系。系統(tǒng)管理員要在不斷出現(xiàn)問題解決問題的循環(huán)中，逐步提高解決問題的能力，以保證OA系統(tǒng)的實(shí)施效果。

選擇誤區(qū)

1、認(rèn)為OA就是行政辦公，就是收發(fā)文。

在OA剛剛出現(xiàn)的時(shí)候，政府和事業(yè)單位的確是OA的主要用戶，OA還沒有進(jìn)入企業(yè)。所以人們認(rèn)為OA并不能解決企業(yè)管理層關(guān)心和控制企業(yè)運(yùn)營過程中關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程的作用，也沒有幫助員工有效的輔助到他們的日常辦公。但是伴隨著OA 的逐步發(fā)展，企業(yè)成為OA應(yīng)用的廣泛對象，OA也不再停留在傳統(tǒng)的收發(fā)文系統(tǒng)或行政辦公系統(tǒng)，OA發(fā)生了質(zhì)的變化。OA作為辦公系統(tǒng)，它需要結(jié)合不同的部門和崗位、人員，成為他們的個(gè)性化的辦公系統(tǒng)才有生命力。OA軟件，其實(shí)是為企業(yè)提供一個(gè)有形的“工作過程”管理平臺，同時(shí)為員工提供一個(gè)無形的工作秘書。涵蓋協(xié)同辦公管理、行政公文管理、人事管理(HR)、費(fèi)用報(bào)銷管理、固定資產(chǎn)管理、為中小企業(yè)提供完整的管理解決方案，并為高層領(lǐng)導(dǎo)提供手機(jī)移動OA功能，拓展工作空間。所以不能片面的認(rèn)為OA就是行政辦公，就是收發(fā)公文?，F(xiàn)代的OA是一個(gè)工作平臺來的，非常多的事都可以在這個(gè)OA平臺上完成，能加強(qiáng)企業(yè)管理、提升企業(yè)工作效率！

2、認(rèn)為OA的終極目標(biāo)就是手工轉(zhuǎn)為電子化。

OA系統(tǒng)作為一個(gè)管理平臺，一定要把一些先進(jìn)的管理和設(shè)計(jì)理念通過軟件進(jìn)行固化來為企業(yè)管理提升價(jià)值，否則為了電子化而電子化對企業(yè)沒有太大的管理價(jià)值。手工轉(zhuǎn)為電子化只是OA的第一步，對管理層來說，企業(yè)實(shí)施OA是需要花費(fèi)很大的人力，物力，財(cái)力去實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵是引入軟件這一工具來對管理進(jìn)行變革以適應(yīng)外部的競爭和企業(yè)發(fā)展。所以O(shè)A平臺對中小企業(yè)管理最起碼有下面幾個(gè)作用：

? 提升企業(yè)辦公效率同時(shí)，重在執(zhí)行力的提升

? OA的終極目的最終是為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展和管理服務(wù)

? 規(guī)范公司的管理，避免人為的因素

? 溝通和共享，通來OA平臺實(shí)現(xiàn)信息共享與傳遞

? 知識的沉淀和痕跡的保留

通過OA系統(tǒng)把相同崗位的員工所從事的工作的痕跡和經(jīng)驗(yàn)共享給新員工，這會大大縮短新員工的培訓(xùn)時(shí)間，并節(jié)省公司的培訓(xùn)費(fèi)用。

? 加強(qiáng)對員工日常行為的考核

通過OA系統(tǒng)，可以把員工日常工作情況所產(chǎn)生的成績作為考核的部分依據(jù)來對員工進(jìn)行動態(tài)的績效考核。來充分調(diào)動員工積極性，使企業(yè)在快速發(fā)展中快速積累所需要的人才。

所以O(shè)A不是一個(gè)無紙化的軟件，而是一個(gè)管理工具，通過它來貫徹企業(yè)管理制度的執(zhí)行，傳播企業(yè)文化，通過流程的規(guī)范、知識的沉淀、員工的配合和協(xié)作來促進(jìn)企業(yè)中人與組織的和諧發(fā)展。

3、認(rèn)為OA是ERP的一部分，認(rèn)為OA很簡單，是從屬于其它系統(tǒng)

OA的管理思想與ERP完全不一樣，ERP主要注重在物料，物流，資金的管理，是以結(jié)果為導(dǎo)向。OA與ERP的發(fā)展思路和管理思想完全不一樣，OA注重對人和過程的管理，通過管人來管理具體的事務(wù)，這些事務(wù)每天都可能在變化，所以O(shè)A強(qiáng)調(diào)靈活性和協(xié)同性。

4、認(rèn)為OA馬上就可以見到效果，認(rèn)為OA可以一蹴而就。

OA是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要整體規(guī)劃，分步來實(shí)施，關(guān)鍵是企業(yè)需要把目前最迫切，最關(guān)鍵，見效最快的需求先提煉出來，在此基礎(chǔ)上逐漸加深應(yīng)用，然后在擴(kuò)展新的需求。目前很多企業(yè)對OA的選型有很大的局限在于認(rèn)為滿足現(xiàn)在的需求就可以，其實(shí)OA的深度和廣度可以很深很廣，很多企業(yè)因?yàn)閷A的規(guī)劃不了解，所以導(dǎo)致 OA在應(yīng)用過一段時(shí)間以后遇到瓶頸。建議企業(yè)前期需要規(guī)劃好，然后按照企業(yè)實(shí)際需要在今后幾年在加深應(yīng)用深度的基礎(chǔ)上，分步實(shí)施需要的功能。