發(fā)票文件（發(fā)票文件）

發(fā)票文件結(jié)構(gòu)

1．發(fā)票ID是采購發(fā)票文件與采購發(fā)票——物資文件聯(lián)系的主關(guān)鍵會字。

2．采購發(fā)票文件中保留客戶名稱、客戶地址、單位電話等幾個字段姜一是為了存放零星，小額，錢貨兩清客戶偽基本信息，二是為了減少采購發(fā)票查詢時從客戶代碼文件中提取有關(guān)信息所需的時間，提高查詢速度。

3．文件中材料貨款、增值稅宇段分別表示采購發(fā)票上所有材料的貨款總和及增值稅總和，而總金額=材料貨款+增值稅。

發(fā)票文件存貯策略

發(fā)票文件采用的存貯策略有四種可供選擇。

(1)按年存貯，雙文件存貯策略。即不同年份的發(fā)票存放在不同年份的文件中，每年用兩個文件，一個文件存發(fā)票的共同部分，每張發(fā)票在其中有一個記錄；另一個文件存發(fā)票的不同部分，每張發(fā)票在其中有多個記錄。

(2)按年存貯，單文件存貯策略。即不同年份的發(fā)票存放在不同年份的文件中，但發(fā)票的共同部份和不同部分存于一個文件中，每個發(fā)票在其中可能有多個記錄，共同部分將重復(fù)存貯。(3)不分年存貯，雙文件存貯策略。即所有年份的發(fā)票均存于兩1、文件中，發(fā)票中的不同部分和共同部分各存于一個文件。

(4)不分年存貯，單文件存貯策略。即所有年份的發(fā)票均存于一個文件中，發(fā)票中的共同部分和不同部份同存于一個文件中。

對于一個企業(yè)來說，特別是商業(yè)企業(yè)，由于其銷售業(yè)務(wù)量可能很大，會導(dǎo)致發(fā)票數(shù)量很大，因此，發(fā)票文件可能很大，所以，當(dāng)采用(3)(4)兩種不分年存貯策略時，發(fā)票文件有無限增大的趨勢，應(yīng)考慮對其的解決方案。

但采用(1)(2)兩種按年存貯的策略，在發(fā)票銷帳時，可能要涉及在往年發(fā)票文件中尋找末核銷發(fā)票的問題，這種數(shù)據(jù)追溯性尋找會浪費計算機(jī)處理時間，因此，也必須考慮解決方案。一個可行的方案是每年年底將本年度未核銷發(fā)票轉(zhuǎn)移至一個單獨的往年未核銷發(fā)票文件中，這樣，在銷帳時，凡是在本年發(fā)票中沒有找到的未核銷發(fā)票均到往來未核銷發(fā)票文件中查找即可。

發(fā)票文件組織方式

發(fā)票號是發(fā)票的唯一標(biāo)識，在一年中，發(fā)票號可以斷號，但不允許重號，但不同年份的發(fā)票有可能重號。

對于發(fā)票臨時文件，大量操作是以發(fā)票為單位進(jìn)行的，所以一般按“發(fā)票日期(年)+發(fā)票號”建立索引排序，有利于提供檢索速度。

對于發(fā)票文件，除了以發(fā)票為單位進(jìn)行各種操作外，還要根據(jù)客戶進(jìn)行對帳、銷帳和各種帳簿的輸出。所以至少應(yīng)按“發(fā)票日期+發(fā)票號”和“客戶代碼+發(fā)票日期”兩組關(guān)鍵字建立兩個排序文件。