發(fā)票文件（發(fā)票文件）

發(fā)票文件結(jié)構(gòu)

1．發(fā)票ID是采購(gòu)發(fā)票文件與采購(gòu)發(fā)票——物資文件聯(lián)系的主關(guān)鍵會(huì)字。

2．采購(gòu)發(fā)票文件中保留客戶名稱、客戶地址、單位電話等幾個(gè)字段姜一是為了存放零星，小額，錢(qián)貨兩清客戶偽基本信息，二是為了減少采購(gòu)發(fā)票查詢時(shí)從客戶代碼文件中提取有關(guān)信息所需的時(shí)間，提高查詢速度。

3．文件中材料貨款、增值稅宇段分別表示采購(gòu)發(fā)票上所有材料的貨款總和及增值稅總和，而總金額=材料貨款+增值稅。

發(fā)票文件存貯策略

發(fā)票文件采用的存貯策略有四種可供選擇。

(1)按年存貯，雙文件存貯策略。即不同年份的發(fā)票存放在不同年份的文件中，每年用兩個(gè)文件，一個(gè)文件存發(fā)票的共同部分，每張發(fā)票在其中有一個(gè)記錄；另一個(gè)文件存發(fā)票的不同部分，每張發(fā)票在其中有多個(gè)記錄。

(2)按年存貯，單文件存貯策略。即不同年份的發(fā)票存放在不同年份的文件中，但發(fā)票的共同部份和不同部分存于一個(gè)文件中，每個(gè)發(fā)票在其中可能有多個(gè)記錄，共同部分將重復(fù)存貯。(3)不分年存貯，雙文件存貯策略。即所有年份的發(fā)票均存于兩1、文件中，發(fā)票中的不同部分和共同部分各存于一個(gè)文件。

(4)不分年存貯，單文件存貯策略。即所有年份的發(fā)票均存于一個(gè)文件中，發(fā)票中的共同部分和不同部份同存于一個(gè)文件中。

對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，特別是商業(yè)企業(yè)，由于其銷(xiāo)售業(yè)務(wù)量可能很大，會(huì)導(dǎo)致發(fā)票數(shù)量很大，因此，發(fā)票文件可能很大，所以，當(dāng)采用(3)(4)兩種不分年存貯策略時(shí)，發(fā)票文件有無(wú)限增大的趨勢(shì)，應(yīng)考慮對(duì)其的解決方案。

但采用(1)(2)兩種按年存貯的策略，在發(fā)票銷(xiāo)帳時(shí)，可能要涉及在往年發(fā)票文件中尋找末核銷(xiāo)發(fā)票的問(wèn)題，這種數(shù)據(jù)追溯性尋找會(huì)浪費(fèi)計(jì)算機(jī)處理時(shí)間，因此，也必須考慮解決方案。一個(gè)可行的方案是每年年底將本年度未核銷(xiāo)發(fā)票轉(zhuǎn)移至一個(gè)單獨(dú)的往年未核銷(xiāo)發(fā)票文件中，這樣，在銷(xiāo)帳時(shí)，凡是在本年發(fā)票中沒(méi)有找到的未核銷(xiāo)發(fā)票均到往來(lái)未核銷(xiāo)發(fā)票文件中查找即可。

發(fā)票文件組織方式

發(fā)票號(hào)是發(fā)票的唯一標(biāo)識(shí)，在一年中，發(fā)票號(hào)可以斷號(hào)，但不允許重號(hào)，但不同年份的發(fā)票有可能重號(hào)。

對(duì)于發(fā)票臨時(shí)文件，大量操作是以發(fā)票為單位進(jìn)行的，所以一般按“發(fā)票日期(年)+發(fā)票號(hào)”建立索引排序，有利于提供檢索速度。

對(duì)于發(fā)票文件，除了以發(fā)票為單位進(jìn)行各種操作外，還要根據(jù)客戶進(jìn)行對(duì)帳、銷(xiāo)帳和各種帳簿的輸出。所以至少應(yīng)按“發(fā)票日期+發(fā)票號(hào)”和“客戶代碼+發(fā)票日期”兩組關(guān)鍵字建立兩個(gè)排序文件。